Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Zoals een braderie, optocht, feest of een herdenking? En is uw evenement voor publiek toegankelijk? Dan heeft u vaak een vergunning nodig. Voor bepaalde kleinschalige evenementen die nagenoeg geen risico's of overlast met zich meebrengen heeft u waarschijnlijk geen evenementenvergunning nodig. Wilt u op zondag of een feestdag een evenement organiseren vóór 13.00 uur? Dan heeft u waarschijnlijk ook een ontheffing van de Zondagswet nodig. Vanwege de coronacrisis en de maatregelen die van kracht zijn, moet u bij uw (digitale) aanvraag ook een coronaplan bij ons indienen. Wat daar in moet staan vindt u verderop op deze pagina.

Voor een evenement in de anderhalve-meter-samenleving is een coronaplan nodig. Aan de hand van onderstaande punten kunt u deze opstellen. Uw plan wordt door de gemeente (en in overleg de politie, brandweer en geneeskundige dienst) getoetst. Het kan zijn dat er punten zijn die niet van toepassing zijn op uw evenement. Heeft u vragen? Neem dan contact op met de gemeente. 

Profiel van uw evenement

  • Beschrijf het bezoekersprofiel, profiel van het evenement, van de omgeving van het evenement, het type evenement en de activiteiten die plaatsvinden.
  • Beschrijf of er sprake is van een lokale, regionale of bovenregionale uitstraling van het evenement.
  • Beschrijf of er sprake is van doorstroming van bezoekers; dit bepaalt of er vooraf gereserveerd moet worden en of triage (een gezondheidscheck) dient plaats te vinden.

Inrichting terrein

  • Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand.
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/uitgang is.
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij.
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingverkeer in (ook backstage).
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein.

Op- en afbouw

Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn.

Entree

Informatie bezoekers

Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de coronarichtlijnen (bijv door flyers, omroepinstallatie, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen).

Horeca en Hygiëne

  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil).
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes).
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen).
  • Werk met wegwerpglazen in plaats van met herbruikbare glazen.

Sanitaire voorzieningen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten.
  • Situeer de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar.
  • Beschrijf hoe en hoe vaak de toiletten worden gereinigd.
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden.

Contactpersoon en toezicht

  • Wijs 1 persoon aan (een coördinator gezondheid) die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen. Dit is ook het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en toezichthouders.
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage, etc.)
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders.

Monitoring en Ontruiming

  • Beschrijf hoe u de bezoekersstromen monitort en hoe u (indien nodig) tussentijds hierop stuurt.
  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd.

Tot slot

Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn, 1,5 meter afstand houden is altijd de norm.

In de volgende twee situaties heeft u een vergunning nodig:

  • U organiseert een evenement dat voor publiek toegankelijk is
  • U organiseert een evenement in bijvoorbeeld een tent, de open lucht of een gebouw dat normaal niet voor evenementen bedoeld is

Twijfelt u of u een vergunning moet aanvragen? Neem dan contact op.

In de nota ‘Evenementenbeleid Gemeente Tynaarlo; Bruisend en Leefbaar’ leest u alles over het organiseren van evenementen in Tynaarlo. U vindt de bijlage onderaan deze pagina.

Heeft uw evenement gevolgen voor het verkeer? Omdat er veel mensen op afkomen of omdat u de openbare weg gebruikt, zoals bij een straatfeest of een optocht? Dan moet u zelf zorgen voor gecertificeerde verkeersregelaars. Een verkeersregelaar moet eerst een online cursus volgen op de website van Stichting Verkeersregelaars Nederland.

Er is geen evenementenvergunning vereist voor het organiseren van de volgende ééndaagse activiteiten:

buurt-/straatbarbecues

opritverkoop/garagesales;

straatspeeldag/-feestdagen;

(verkeers)educatie-activiteiten en

open (bedrijfs)dagen waarbij eigen producten of diensten worden aangeboden of getoond.

voor zover deze activiteit

gedurende de periode tussen 09.00 uur en 24.00 uur plaatsvindt;

op één locatie/route plaatsvindt;

niet plaatsvindt op een doorgaande weg, tenzij daarvoor een ontheffing is  verleend;

geen belemmering vormt voor de bereikbaarheid van hulpdiensten en gemeentelijke voertuigen.

en ten behoeve van de activiteit

geen versterkte muziek ten gehore wordt gebracht of hiervoor een ontheffing is verleend.

slechts enkele kleine objecten met een totale maximale oppervlakte van 30m2 worden geplaatst die voldoen aan de daarvoor gestelde veiligheidsvoorschriften en

ter plaatse maximaal 150 personen tegelijkertijd aanwezig kunnen zijn.