Archiefverordening
Samenvatting
De Archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor het archief dat door de gemeentelijke organen wordt gevormd. Verder is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd.
Inhoudsopgave
Wettechnische Informatie
Gegevens van de regeling
| Officiële naam | Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats |
|---|---|
| Citeertitel | Archiefverordening Tynaarlo 2005 |
| Naam Organisatie | Gemeente Tynaarlo |
| Besloten door | gemeenteraad |
| Onderwerp | Algemeen |
| Datum Inwerkingtreding | 21-01-2005 |
| Geldig tot |
Opmerkingen m.b.t. de regeling
Geen
Grondslagen
- Archiefwet 1995, art. 30, lid 1
- Archiefwet 1995, art. 31
Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)
Geen
| Datum Terugwerkendekracht | Datum Ondertekening | Betreft | Ontstaansbron | |
|---|---|---|---|---|
| Datum ondertekening | Bron Bekendmaking | |||
| 11-01-2005 | nieuwe regeling | 11-01-2005 | Oostermoer, 19-02-2005 | |
| Inwerkingtredingsbesluit | Kenmerk Voorstel | |
|---|---|---|
| Datum Inwerkingtredingbesluit | Bron Inwerkingtreding | |
| 11-01-2005 | Oostermoer, 19-01-2005 | Raadsvergadering, agendapunt 11, 11-01-2005 |
Regeling
Raadsbesluit nr. 11Betreft: Opnieuw vaststellen Archiefverordening
De raad van de gemeente Tynaarlo;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 december 2004;
overwegende dat het wenselijk is de bepalingen voor de aanwijzing van archiefbewaarplaatsen te wijzigen als gevolg van de in gebruik name van de nieuwe archiefbewaarplaats en de nieuwe studiezaal;
gelet op artikel de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995 en op de Algemene wet bestuursrecht
B E S L U I T:
vast te stellen de:
VERORDENING BETREFFENDE DE ZORG VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. wet: de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen: de bestuursorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
e. beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
HOOFDSTUK 2 DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 2Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid van de wet over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en de in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats, zich bevindend in het souterrain van het gemeentehuis te Vries, Kornoeljeplein 1, met dien verstande, dat stukken jonger dan de termijn, genoemd in artikel 12, eerste lid van de wet, van de openbaarheid in de zin van genoemde wet zijn uitgezonderd, alsmede archiefbescheiden die bij of krachtens een wet van openbaarheid zijn uitgezonderd.
HOOFDSTUK 3 DE ZORG VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 3Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Artikel 9
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het college heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
HOOFDSTUK 4 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 10Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Het college van burgemeester en wethouders kan ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften uittreksels of bewerkingen.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 15
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 16
De gemeentesecretaris brengt éénmaal per twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 17De Archiefverordening vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 20 april 1999 wordt hierbij ingetrokken.
Artikel 18
Deze verordening treedt in werking op de tweede dag na die waarop de verordening is bekendgemaakt.
Artikel 19
Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening Tynaarlo 2005".
Vries, 11 januari 2005.
De raad voornoemd,
mr. H. W. Pannekoek, voorzitter.
F. Haisma, griffier.
MEMORIE VAN TOELICHTING
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met name in organisaties met meerdere beheerseenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nummer 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nummer 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13 vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het door burgemeester en wethouders vast te stellen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nummer 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening, omdat de gemeenteraad ook een gemeentesecretaris aanstelt.
Artikelen 9 en 16
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad, tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het archiefbeheer heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 15
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal (inzagekamer 041).